Die meisten Abwesenheitsnotizen sind zum Gähnen langweilig – bloß nichts Persönliches preisgeben. Dabei könnte genau das der Schlüssel zu besseren Kontakten und einem erholsameren Urlaub sein.
Wir alle brauchen Zeit, um abzuschalten und unseren Akku wieder aufzuladen. Untersuchungen zeigen, dass Phasen ohne elektronische Kommunikation – also nicht nur ohne Social Media, sondern vor allem ohne E-Mails – unseren Stresslevel senken und uns produktiver machen. Trotzdem zögern wir oft, den ersten Schritt zu machen und eine Abwesenheitsnotiz zu formulieren, die für unsere Auszeit klare Grenzen setzt. Ich selbst hatte immer mit der Angst zu kämpfen, dass meine Abwesenheitsnotizen unbeabsichtigte Folgen haben könnten – beispielsweise dass andere mich als Faulenzerin wahrnehmen könnten oder dass ich Chancen verpasse. Schluss damit!
Schadet eine Abwesenheit unserem Image oder unserem Erfolg? Lässt es sich auch dazu nutzen, das genaue Gegenteil zu erreichen. Abwesenheitsnotizen können ein hervorragender Hebel sein, um den eigenen Erfolg voranzutreiben. Wer in Urlaub geht, zu einer Konferenz reist oder einen der großen Momente des Lebens erlebt – etwa die Geburt des eigenen Kindes –, kann auf diesem Weg soziale Verbindungen mit Kollegen, Kunden oder Lieferanten stärken.
Indem Du kleine Informationen über sich selbst, über eine Reise oder über Produkte und Dienstleistungen Deines Unternehmens teilst, kannst Du Geschäftsbeziehungen stärken oder die Verbindung von Kunden zu Deinem Unternehmen intensivieren. Studien des Glücksforschers Shawn Achor haben gezeigt, dass die Stärke unserer sozialen Verbindungen – die Beziehungen Sinn und Tiefe verleihen – besonders gut vorhersagt, wie hoch langfristig unser Glücksniveau sein wird. Auch lässt sich daraus hervorragend auf unser berufliches Leistungsniveau schließen. Wenn Menschen sich positiv mit uns verbunden fühlen, lassen sie sich eher auf Geschäfte mit uns ein und sind eher bereit, mit uns gemeinsam Probleme zu lösen. Diese Verbindung entsteht durch das Gefühl, dass man jemanden wirklich kennt. Wenn das nicht ein tolles Mindset-Gefühl ist ….
Dennoch entscheiden sich die meisten Menschen für die „sichere“ Variante der Abwesenheitsnotiz. Diese macht den Empfänger einfach nur darauf aufmerksam, dass man bis zu einem bestimmten Datum nicht im Büro sein werde und der andere bitte einen Kollegen kontaktieren möge, wenn er sofort jemanden in der Abteilung erreichen müsse. Der Business-RocknRoller schätzt mal, dass etwa 98 Prozent der Abwesenheitsnotizen einen solchen Text enthalten.
Im Laufe meiner Karriere habe ich buchstäblich Tausende dieser langweiligen Sicherheits-Nachrichten erhalten. Sehr selten war darunter eine eher aggressive Formulierung, so wie dieses Beispiel hier: „Ich bin im Urlaub und nehme keine E-Mails über irgendwas entgegen. Ich habe auch nicht vor, irgendwelche alten E-Mails zu lesen, wenn ich zurückkomme, denn das fühlt sich wie das Gegenteil einer Urlaubserfahrung an.“
Diese Art Nachricht ist nicht mein Stil, weil zu negativ. Aber sie hat etwas, das nachklingt, denn natürlich macht es den Zweck eines Urlaubs zunichte, wenn wir wiederkommen und einen riesigen Rückstand an E-Mails aufarbeiten müssen – vor allem, wenn viele davon alte Nachrichten sind oder Anfragen sich bereits erledigt haben. Auch einen Methode: Ein Freund von mir, leitete alle seine E-Mails während seines Urlaubs direkt in den Papierkorb und schrieb den Absendern, sie sollten ihre Nachricht noch einmal schicken, wenn sie nach seiner Rückkehr noch relevant sei. Am ersten Tag nach seinem Urlaub gingen genau drei Mails bei ihm ein. WOW! Mission possible!
Wenn dieser Weg Dir nicht als der richtige erscheint, kannst Du und ich vielleicht von den verbleibenden 2 Prozent der Abwesenheitsmails lernen, die ich bekomme. Manchmal braucht es nur eine zusätzliche Zeile in der Standardabwesenheitsnotiz, damit aus einem „langweilig, sicher“ ein „exellent“ wird.
Verrate den Empfängern Deiner Abwesenheitsnotiz etwas, das Dir beim nächsten Kontakt als Aufhänger für eine Unterhaltung dienen kann. Warum bist Du in dieser Zeit nicht im Büro? Was lernst auf einer Konferenz/Seminar, bei der es um Kundenservice geht? Wohin fährst Du in den Urlaub, und worauf freuen Sie sich dabei besonders? Hier sind zwei Beispielmails, die einem Urlaub tieferen Sinn verleihen. (diese Texte wurden tatsächlich verwendet.)
„Hi, ich feiere meinen fünften Hochzeitstag und genieße einen Sommerurlaub mit unseren vier Jahre und vier Monate alten Kindern. Zu Ehren solch eines wichtigen Feiertags werde ich meine E-Mails bis zum [Datum] nicht lesen. Wenn Sie dringend etwas benötigen, kontaktieren Sie bitte meine wundervollen Kollegen unter [E-Mail-Adresse].“
„Hallo, ich besuche in dieser Woche eine Konferenz in Hamburg, zusammen mit anderen Kundenberatern aus dem Bereich xyz. Ich möchte dort neue Methoden kennenlernen, um meine Kunden noch besser zu unterstützen. In dieser Zeit kann ich keine Mails lesen. Wenn Sie vor Montag ein dringendes Anliegen haben, hilft Ihnen [Kollege] gern weiter.“
Solche Mails können wunderbare Gesprächsaufhänger sein, wenn Kunden nach Deiner Rückkehr nach der Konferenz oder nach Ihrem Urlaub fragen. Dabei lernen sie Dich als vielseitige Persönlichkeit kennen und nicht nur als Geschäftspartner.
Du kannst in Deiner Mail auch eine Informationsquelle nennen, die den Empfängern einen Mehrwert bietet. Wenn Du einen solchen Artikel oder Link auswählst, solltest Du an jene Menschen denken, die Dir die meisten E-Mails schicken. Beispiel:
„Hi! Ich hoffe, Du genießt den Sommer. Bei mir ist es Zeit für den Jahresurlaub. Ich freue mich darauf, Dir nach meiner Rückkehr am [Datum] zu antworten. In der Zwischenzeit möchte ich Dich auf diesen Artikel aufmerksam machen. Darin findest Du einige Tricks, um das Beste aus Deinem CRM-System herauszuholen. Wenn Du auch nur einen dieser Hacks nutzt, spart Dir das viele Stunden Zeit. Wenn Du während meiner Abwesenheit dringend Unterstützung benötigst …“
Im vergangenen Sommer habe ich zum ersten Mal den folgenden Text ausprobiert – und überwältigend positive Resonanz von den Empfängern erhalten. Die meisten drohten sogar scherzhaft damit, die Nachricht von mir abzukupfern, lies hier weiter:
„Hallo! In unserer neuesten Studie haben wir herausgefunden, dass Urlaub gut fürs Gehirn ist und die Arbeitsleistung verbessern kann. Das muss weiter erforscht werden! Daher werde ich bis [Datum] nicht im Büro sein und habe in dieser Zeit nur eingeschränkten Zugriff auf meine Mails. Wenn Du dringend Unterstützung benötigst, kontaktiere bitte [mein Team]. Dir einen schönen Sommer! Tom Kern der Business RocknRoller
Einige Mailprogramme ermöglichen es dem Absender, eine Nachricht für interne Empfänger und eine andere Nachricht für Personen außerhalb des Unternehmens zu verfassen. Bei Google Mail ist es möglich, automatische Antwortnachrichten nur an Kontakte in Ihrem Adressbuch zu schicken statt an Leute, die Du womöglich gar nicht kennst. Diese einfachen Funktionen verschaffen Dir größere Flexibilität, beispielsweise indem Du Deinen Kollegen mehr persönliche Informationen preisgebst als externen Kontakten.
Hier sind Beispiele für beide Varianten:
Externe Empfänger: „Meine Frau und ich haben gerade unser zweites Kind bekommen. Daher werde ich bis [Datum] in Elternzeit sein. Bitte wende Dich an [Team], wenn Du während meiner Abwesenheit Unterstützung benötigst. Ich freue mich, nach meiner Rückkehr wieder mit Dir Kontakt aufzunehmen.“
Interne Empfänger: „Die kleine Pauline ist am [Datum] in unsere Welt gestürmt. Melanie und ich könnten nicht glücklicher sein! Ich bin bis [Datum] in Elternzeit. Bitte kontaktiert während meiner Abwesenheit [jemand aus dem Team] für alle Marketingangelegenheiten und [jemand anderes aus dem Team] für Anfragen mit PR-Bezug. Und hier ist noch ein Foto von Baby Pauline und ihrem großen Bruder Niklas. Ich freue mich darauf, mit euch allen zu feiern, wenn ich wieder zurück bin.
Ich hatte wunderbare Gespräche mit Kontakten und Kunden über Sommerferienpläne, Hochzeiten und darüber, wie wichtig es ist, all diese speziellen Augenblicke mit Kindern oder Enkeln bewusst zu genießen, solange sie noch klein sind. Der Auslöser dafür war meine neue, verbesserte Abwesenheitsnotiz. Sie verschaffte mir die dringend benötigte Chance, im Urlaub vollständig für meine Familie da zu sein und nach meiner Rückkehr mit anderen Menschen intensivere Kontakte zu pflegen. (Idee/Quelle: Harvard Manager)
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